Matrice di Covey: che cos’è e perché è utile conoscerla

La Matrice di Covey è qualcosa che in Italia è ancora poco nota. Purtroppo. “Purtroppo” perché si tratta di imparare a gestire il tempo, cosa che è sempre utile ma lo è ancora di più se considerate la vita di un’universitario che si arrabatta tra lezioni e sessioni di studio a casa. Gli studi di Covey non sono esattamente alla portata di tutti ma è possibile introdursi nei suoi preamboli per avere almeno il sentore della genialità delle sue intuizioni. Se vi interessa capire come dividere al meglio le vostre 24 ore, non resta che iniziare ad usare qualche minuto per leggere fino alla fine questa mini-guida sul tema. Dimostrerete a noi, ma soprattutto a voi stessi, che non siete vittime ma protagonisti dei vostri giorni. Buona lettura.

La Matrice di Covey può aiutarvi a migliorare la qualità della vostra vita. Come funziona? Cerchiamo di renderla accessibile e comprensibile anche a livelli immediati. Potete utilizzare 2 parametri per “classificare” le attività che svolgete:

• urgente;
• importante.

Definizione di importante

Nella Matrice di Covey “importante” si intende quello che ha a che vedere con i vostri valori, i vostri principi, gli obiettivi e i risultati che volete raggiungere. E’ chiaro che è un passaggio soggettivo. Ognuno ha la propria scala di valore. In più questa personale scala muta col mutare del tempo: quello che contava cinque anni fa ora non conta. Pensate alla vostra vita ora e immaginatela quando avrete mogli e figli. Tutto sarà meravigliosamente diverso.

Definizione di urgente

Secondo le teorie di Covey, “urgente” è oggettivo perché dipende esclusivamente dalla variabile tempo ed è “un’attività che richiede attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza”. Carpe diem o muori.

Urgente è “adesso o mai più”!

Lo schema Covey

Ora che conoscete la differenza tra importante ed urgente Secondo Covey, combinate i due elementi ed otterrete 4 quadranti che, appunto, formano la famosa Matrice e che sono i seguenti:

1. Importante & Urgente;
2. Importante & Non Urgente;
3. Non Importante & Urgente;
4. Non Importante & Non Urgente.

C’è da chiedersi in quale ordine vadano messi. Il gradino più alto del podio è quasi scontato: Importante & Urgente. E’ una cosa che conta per voi e che bisogna fare subito. Non c’è nulla da pensare.

Anche l’ultimo posto, il fanalino di coda, è fuori questione: Non Importante & Non Urgente. A voi non interessa e, di base, non interessa nessuno.

Ma le altre due voci in quale ordine vanno? Tra un’attività che è “importante ma non è ancora urgente” ed una che è “urgente ma non importante” cosa scegliereste voi? L’errore più comune nella Matrice di Covey è pensare che, se un’attività è urgente, significa che bisogna svolgerla subito e quindi la seconda posizione spetta a “Urgente Non Importante”.

Perché, a ben pensarci, le cose “urgenti” richiedono la vostra attenzione in maniera molto forte e tendono a prendere il sopravvento su tutto il resto. Dovete avere ben chiaro in testa che una cosa urgente non diventa automaticamente importante e che, se non lo è, andrebbe completamente ignorata. Il rischio è di fare tutto tranne quello che avevate in programma di fare.

Occuparsi di una cosa importante quando ancora non è urgente è complesso ma va fatto. Mentre le attività del III quadrante vi sottraggono tempo prezioso, quelle del II iniziano a slittare verso il I, perché quello che oggi è importante ma ancora non urgente prima o poi lo diventerà e vi ritroverete a dover sbrigare in fretta qualcosa che potevate fare con calma (e per bene).

La gestione del tempo

Se volete imparare a gestire il tempo con la teoria di Covey, è bene analizzare nello specifico i 4 quadranti dell’immagine soprastante.

Quadrante I – Importante e Urgente – PROBLEMI

E’ dove stanno le attività importanti che richiedono immediata attenzione, non svolgerle potrebbe portare a conseguenze molto gravi. Ecco perché c’è l’etichetta di “problemi”” ed ecco perché l’obiettivo è quello di minimizzare al massimo le attività che rientrano in questo quadrante. Chi opera in questo quadrante corre i seguneti rischi:

• Aumenta la probabilità di commettere degli errori;

• Aumenta la probabilità di non rilevare gli errori commessi;

• Anche in caso si rilevino gli errori potresti non avere il tempo di rimediare.

Quadrante II – Importante ma non Urgente – QUALITA’

E’ qua dentro che potrete imparare a gestire voi stessi in maniera concreta. Infatti si tratta di attività che sapete di dover fare ma che non svolgete perché non sono ancora urgenti. Spesso hanno carattere strategico e di lungo termine.

Se andrete a rimandarne lo svolgimento, queste attività diverranno problemi e quindi quadrante I. Impegnatevi a lavorare in questo settore perché potrete aumentare le vostre opportunità e potrete evitare o ridurre i problemi.

Quadrante III – Non Importante ma Urgente – INGANNO

A volta chi sta qua si sbaglia e pensa di stare nel quadrante I e spende la maggior parte del tempo reagendo a cose che sono urgenti pensando che siano anche importanti. Attenzione, perché queste attività siano importanti solo per gli altri ma non per voi. In questo caso lo sforzo è di riconoscere l’inganno quando si presenta e superarlo.

Quadrante IV – Non Importante e non Urgente – SPRECO

Sono tutte attività che dovreste completamente ignorare. Si tratta, in molti casi, di scappatoie per chi è oberato da problemi che non vuole affrontare. Come muoversi? Fate una mappa mentale di cosa è veramente importante per voi e vi aiuterà ad eliminare un po’ di quadrante III.